Kennzahlen (KPI’s) - Was bedeuten sie für Lean Projekte?

Nach einer Prozessoptimierung oder einem neuen Projekt möchten Sie natürlich wissen, ob die Veränderungen etwas gebracht haben. Um herauszufinden, ob die neuen Maßnahmen gegriffen haben, empfiehlt es sich, messbare Kennzahlen, sogenannte KPIs, zu definieren.

KPI bedeutet Key Performance Indicator, das ist der englische Begriff für Kennzahlen.

Nur wenn Sie ein Ergebnis konkret messen, können Sie nach einem Lean-Projekt feststellen und bewerten, ob die neuen Prozesse für Ihr Unternehmen geeignet sind oder nicht, bzw. ob sie noch optimiert werden müssen. Kennzahlen geben Ihnen als Unternehmen oder auch als Abteilung zudem eine Entscheidungsgrundlage. Sie sehen schnell, wenn Abweichungen oder unvorhergesehene Ereignisse auftreten und können so aktiv und rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten. Sie bringen Klarheit in die Organisation, da jeder immer den aktuellen Stand kennt und sofort handeln kann.

Wie viele Kennzahlen brauchen wir? Was für Arten von Kennzahlen gibt es?

Kennzahlen sind, wie jedes Unternehmen sehr individuell. Sicherlich liegt die Auswahl und der Aufbau von Kennzahlen oder ganzen Kennzahlsystemen auch daran, welche Erfahrung Sie bereits mit Kennzahlen haben.

Wir bei der Freiraum Bande unterteilen Kennzahlen gerne in drei Grundarten:

Kennzahl für das gesamte Unternehmen

Starten Sie am besten mit nur einer messbaren Unternehmenskennzahl, sofern Sie bislang noch nicht mit Kennzahlen gearbeitet haben. Der Vorteil liegt dabei, dass alle Mitarbeiter*innen diese festgelegte Unternehmenszahl vor Augen haben und sie gemeinsam daran arbeiten können. Der Nachteil liegt darin, dass der eigene Einfluss auf diese eine Kennzahl nicht unbedingt für jede Person darstellbar ist und der Einfluss nicht direkt auf der Hand liegt. Dennoch ist der Einfluss da. Deutlich wird dies am ehesten durch ein konkretes Beispiel. Sie definieren zum Beispiel die Kennzahl Kundenzufriedenheit. Mitarbeiter*innen in der Kantine, wissen hier unter Umständen auf den ersten Blick nicht, wie sie zu dieser Kennzahl beitragen können. Wenn Sie jedoch ein wenig um die Ecke denken, werden Sie zu jeder Kennzahl für jeden Bereich im Unternehmen etwas ableiten können. In unserem Beispiel empfiehlt es sich konkret, Abteilungen und Personen mit wenig Kundenkontakt zu schulen, wie bedeutend gerade die seltenen Momente sind, in denen auch sie Kontakt zu den Kunden haben. Kommen Sie nun mit Kunden in die Kantine und die Grundstimmung ist positiv, freundlich und hilfsbereit, wird das den Kunden auffallen. Denn der rote Faden der Freundlichkeit und Hilfsbereitschaft trägt sich durch Ihr gesamtes Unternehmen und reißt nirgendwo ab. Somit hat jede Abteilung und jede Person, egal wieviel oder wenig Zeit sie mit Kunden verbringt, Einfluss auf die Kundenzufriedenheit.

Kennzahl für jede Hierarchieebene

Legen Sie eine Kennzahl auf Hierarchieebene fest, um eine Vergleichbarkeit zwischen den Abteilungen oder Personen auf der jeweiligen Ebene zu erreichen. Nehmen wir auch in diesem Beispiel an, der Geschäftsführer hat für das Unternehmen die Verbesserung der Kennzahl Kundenzufriedenheit ausgerufen und möchte daran arbeiten. Nun könnte eine Unterkennzahl, die Einfluss auf die Oberkennzahl Kundenzufriedenheit hat, für die Ebene der Abteilungsleiter*innen festgelegt werden. Nehmen wir an, diese Kennzahl ist die Termintreue. Die Ebene unter den Abteilungsleiter*innen, die Gruppenleiter*innen, haben die Kennzahl Reklamationsquote und noch eine Ebene darunter, die Teamleiter*innen, haben die Kennzahl Nacharbeit und Ausschuss. Auf der untersten Ebene des Shopfloors, wo alle Mitarbeiter*innen arbeiten, die nicht in Führungsverantwortung sind, da geht es um das Thema, den Qualitätsgrad zu verbessern.

In diesem Beispiel wird eine Kennzahl von oben nach unten heruntergebrochen, sodass jede Mitarbeiter*in genau weiß, auf was ihre Arbeit als Ziel einzahlt. Wenn jede Ebene ihre eigene Kennzahl verfolgt, tragen diese gezielt zur Unternehmenskennzahl bei. Zusätzlich wird für jede Person deutlich und greifbar, was die eigene Arbeit bewirkt und welchen hohen Wert sie hat.

Kennzahl für jede Abteilung

Dabei handelt es sich um spezifische Kennzahlen, die für jede Abteilung individuell festgelegt werden. Der Vorteil ist, dass die Zahlen von jedem direkt und ohne „um die Ecke zu denken“ beeinflusst werden können. Der Nachteil ist, dass die Erstellung sehr zeitaufwendig ist und Erfahrung erfordert. In diesem Fall definieren Sie beispielsweise für den Einkauf, die Produktion und das Marketing jeweils eine eigene Kennzahl, die alle in die übergeordnete Unternehmenskennzahl einfließen.

Unsere Tipps für gute eingesetzte Kennzahlen

Kennzahlen sollen möglichst vielen Menschen im Unternehmen eine Orientierung geben und direkt sagen, was gut und was schlecht ist. Deshalb sollten Kennzahlen leicht verständlich sein. Vermeiden Sie schwer verständliche Kennzahlen, wie Produktivität oder Deckungsbeitrag. Viele werden sich fragen, was das ist und wie Ihre Arbeit dazu beitragen kann.

Eine gute, aussagekräftige Kennzahl sagt Ihnen, wo Sie auf dem Weg zum Ziel stehen. Ganz einfach am Beispiel der Kundenzufriedenheit: Ziel: 99 Prozent - Ist: 85 Prozent.

Wir empfehlen Ihnen auch, sich ein Abteilungs- oder Unternehmensziel zu setzen und daraus Kennzahlen - KPIs - zu entwickeln.

Zum Beispiel wollen Sie bis zum 31.12.2024 eine Kundenzufriedenheit von 99 Prozent bei allen Kundinnen und Kunden erreichen, die im Jahr 2024 für mindestens 1.000 Euro bei Ihnen eingekauft haben. Dies ist ein konkretes Ziel, das in jeder Abteilung des Unternehmens bekannt ist. Nun können Sie eine oder mehrere Kennzahlen ableiten, die den Wert positiv beeinflussen, so dass er am Ende bei 99 Prozent liegt. Überlegen Sie sich die Kennzahlen im Team. Stellen Sie sich die Frage: Welche Kennzahl müssen wir in Abteilung x aufbauen und intensiv daran arbeiten, um die Unternehmenskennzahl Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Kommunizieren und erklären Sie die Kennzahlen in Ihrer Organisation, halten Sie die Kennzahlen aktuell und legen Sie Verantwortlichkeiten fest.

Wenn Sie sich nun fragen, welche Kennzahlen Sie bilden sollen und wie Sie diese entwickeln, dann ist unsere klare Empfehlung: Holen Sie sich drei bis vier kluge Köpfe aus Ihrem Unternehmen ins Boot und überlegen Sie gemeinsam.

Ihre Kathrin Wortmann und Ihr Lars Kinkeldey von der Freiraum Bande