Lean Management bei Dienstleistern (Anwendungsbeispiele und Best Practise)

Bei uns bei der Freiraum Bande dreht sich alles rund um das Thema Lean Wissen, deshalb gibt es nicht nur unseren Blog, sondern auch den Podcast No More Kuddelmuddel - Lean Management auf Deutsch. Da wir eine Agentur im Dienstleistungsbereich sind, möchten wir im Folgenden unser Wissen zur Anwendung von Lean Management als Dienstleister, zum Beispiel in Agenturen und der Administration, mit Ihnen teilen.

Es geht um zwei Bereiche, aus denen wir Ihnen Beispiele mitgebracht haben. Beispiele, wie wir an dieser Stelle Lean anwenden:

Lean Management bei der Zusammenarbeit mit Externen Dienstleistern

Bei der Beauftragung externer Firmen/Personen beginnt alles mit einem guten Briefing. Konkret bedeutet dies, dass in einem Briefing das Projekt und Ihr übergeordnetes Ziel genau beschrieben werden. Vor allem sollte man selbst wissen, was man beauftragen möchte und von welcher Art von Ergebnis man selbst ausgeht. Erst wenn man eine klare Linie im Kopf hat, kann man dies strukturiert zu Papier bringen und andere ohne viele Umwege ins Boot holen und onboarden. Am besten schreibt man im Briefing einen Satz mehr, um bestimmte Punkte zu verdeutlichen, damit die Externen alle Informationen haben und genau wissen, was sie beauftragen bzw. was gemacht werden soll. Hier hat es sich für uns als hilfreich erwiesen, nicht zu viele Seiten mit Fließtext zu schreiben, sondern klare Punkte, Beispiele und ggf. Bilder oder Zeichnungen bzw. Grafiken zu nutzen.

Ein perfektes Briefing vermeidet Abstimmungsschleifen und unter Umständen falsche Arbeitsschritte.

Testen Sie zunächst intern im kleinen Maßstab

Hilfreich sind Dinge, die wir abgegeben möchten, zunächst selbst durchzuführen und zu testen. Unser konkreter Tipp: Testen Sie im Vorfeld den Aufwand und die Zeit. Versuchen Sie im Kleinen das zu testen, was Sie rausgeben möchten. Hier ist der Vorteil, dass Sie sich in die externen Personen reinversetzen und dadurch die Briefings auch wesentlich besser formulieren können. Zusätzlich können Sie die Angebote, die Sie erhalten werden, viel besser einschätzen, da Sie den Prozess selbst bereits durchlaufen haben. Sie wissen nun, wieviel Arbeit dahintersteckt, welche Leistungen sein müssen und ggf. auch, worauf Sie verzichten können oder wollen.

Definieren Sie klare Testphasen mit der externen Firma/ Person. Beauftragen Sie erst einmal einen klaren Umfang für die Testphase. Das kann ein Teilprojekt sein oder ein bestimmter Zeitraum. Während der Testphase passen Sie gemeinsam die Prozesse und Arbeitsabläufe an. Vielleicht können Sie die Informationsbereitstellung optimieren, indem Sie einen geteilten Ordner anlegen, auf den beide Seiten Zugriff haben. So entstehen bereits in der Testphase Verbesserungen und es wird leichter für beide Seiten. Im Anschluss an die Testphase gibt es ein Feedback Gespräch und eventuelle Fragen/ Fehler. Punkte, die bislang noch nicht verbessert werden konnten, können noch einmal in Ruhe, mit der gesammelten Erfahrung besprochen werden. Somit können Sie die restlichen Teilprojekte verbessern bzw. anpassen.  Für die Testphase wählen Sie entweder einen repräsentativen Zeitraum zwischen 8 und 12 Wochen oder einen definierten Umfang in Stück oder auch in einem fixierten Budget. So können Sie am Ende der Testphase konkret bewerten, wo Sie nun miteinander stehen.

Bündelung von internen Aufgaben

Bündeln Sie die Aufgaben, die weiterhin bei Ihnen liegen, sofern dies möglich ist. Nehmen wir die Aufnahmen für einen Podcast als Beispiel. Vielleicht merken Sie nach kurzer Zeit, dass es Sie eher bremst, wenn Sie jede Woche eine Folge aufnehmen. Schauen Sie, ob es effizienter für Sie ist, ggf. einmal pro Monat direkt vier Folgen an einem Tag aufzunehmen. Das Equipment steht und Sie können Synergien besser nutzen. Dies kann ggf. zeitlich sinnvoller sein, als jede Woche das Setting neu aufzubauen und somit den Zeiteinsatz vier Mal pro Monat zu verursachen. Bestimmen Sie Ihre internen To-Dos als Vorbereitung für die Beauftragung nach extern und legen Sie somit Ihren Standard fest. Denn erst dadurch können Sie dem externen Dienstleister klar sagen, in welchem Turnus Sie liefern können, so dass dieser seine Arbeit erledigen und planen kann. Wenn Sie in der Testphase merken, dass dieser Standard nicht mehr gehalten, oder der Standard noch effizienter gemacht werden kann, dann stimmen Sie sich miteinander ab und ersetzen Sie den alten Standard durch den neuen. Denn Sie werden merken, dass Sie bei gebündelten Aufgaben leichter Routine bekommen und somit schneller werden.

Lean für interne Dienstleister Strukturen und Organisation

Nutzen Sie die Lean Philosophien bzw. Lean Methoden auch intern um mehr Effektivität und interne, wie externe Wertschöpfung zu schaffen.

Standarisieren Sie nach Lean Management auch als Dienstleister

Dies kann beispielsweise sein, wie die Dokumente auf Ihrem Server betitelt werden. Denn es ist leider immer noch so, dass verschiedene Personen in Ihrem Unternehmen eine unterschiedliche Ablage und Betitelung haben. Dies führt meist dazu, dass andere Mitarbeiter*innen die Dokumente nicht finden. Zur Folge entsteht Zeitverschwendung und Frustration. Dokumente werden gesucht und falls sie nicht gefunden werden, werden Sie neu angelegt. Am Ende entsteht ein Datenfriedhof mit unterschiedlichen Versionen und der Überblick geht komplett verloren. In dieses Kuddelmuddel nun wieder Ordnung zu bringen, kostet viel Zeit und erfordert jede Menge Abstimmung. Um diesem Problem vorzubeugen, benötigen Sie zwei Dinge. Zum einen eine festgelegte Struktur für Ordner und Dokumente, zum anderen eine definierte Betitelung. Ein weiterer Punkt, der im Arbeitsalltag jede Menge Zeit spart, ist schnell ein festes und vereinfachtes Vorgehen zu erarbeiten, bei Aufgaben die häufig anfallen.

Sobald Sie merken, dass bestimmte Sachverhalte immer wieder auf dem Tagesplan erscheinen, schaffen Sie einen Standard. Erstellen Sie konkrete Vorlagen für Dokumente, die immer wieder benötigt und von allen verwendet werden. Erarbeiten und nutzen Sie Checklisten und Vordrucke für Sachverhalte, die Sie als „häufig wiederkehrend“ erkannt haben.

Das Gleiche gilt auch für E-Mails. Wenn Sie E-Mails mit Standardtext verschicken, dann speichern Sie sich die Text nicht nur ab, sondern erstellen Sie sich eine Signatur mit dem häufig verwendeten Text. So müssen Sie den Text nicht suchen. Sie haben ihn fest in Ihren Signaturen und müssen nur die jeweilige Signatur anklicken und einfügen. Dabei gilt wieder: Extremverschwendung raus, Zeitgewinn rein.

Zeitliche Optimierungen als Dienstleister

Um Projekte und Aufgaben planen zu können, müssen wir zunächst wissen, wie lange ein Arbeitsschritt benötigt. Halten Sie die Zeit fest, indem Sie eine Zeitaufnahme bei sich selbst machen. Somit können Sie besser planen und das Ziel kann erfolgreich im definierten Zeitfenster erreicht werden. Dies hilft besonders, wenn Sie Aufgaben abgeben möchten und dafür wissen möchten, wie viele Stunden pro Woche der Arbeitsgang einnimmt. Des Weiteren hilft eine Zeitaufnahme dann, wenn die Arbeit saisonal bedingt zu bestimmten Zeiten überproportional auftritt. Sie können so errechnen, ob Sie es intern schaffen oder zu bestimmten Zeiten externe Dienstleister hinzuziehen müssen. Dies kann im Rahmen von Digitalisierungsschritten sinnvoll sein. Ggf. dann, wenn es eine Phase gibt, in der alte Dokumente digitalisiert und dafür eingescannt werden müssen. Wenn Sie wissen, wie lange Sie für 100 Seiten benötigen, können Sie anhand der Seiten, die digitalisiert werden müssen, hochrechnen, wie lange das Projekt dauen wird und wieviel externe Unterstützung Sie brauchen.

Für die zeitliche Optimierung nehmen wir ein Beispiel aus unserem zwölf Tage Kurs Lean Manager. Im Kurs ist eine umfangreiche Simulation enthalten. Ein Spiel, bestehend aus 18 Kästen und zwei Koffer.  Im Rahmen der Simulation werden alle Kästen und Koffer verwendet, Material verbraucht und vieles durcheinander gebracht. Nach dem Simulationstag müssen wir für die nächste Verwendung der Simulation alles wieder auffüllen und in Struktur bringen. Diesen Prozess haben wir tatsächlich zeitlich einmal gestoppt und dabei festgestellt, dass wir 3 Stunden dafür benötigen. Diese 3 Stunden waren uns definitiv zu lang. Somit haben wir uns direkt überlegt, wie wir diesen Zeitaufwand verbessern können. Der erste Ansatz war, in jeder dieser Kästen eine Stückliste/ Bestandsliste aufzunehmen, damit wir genau wissen, was und wieviel der Inhalt ist. Der zweite Ansatz war, jedes Dokument mit der Kastennummer in der Fußzeile zu versehen, damit wir wissen, in welchen Kasten das Dokument kommt.  Zusätzlich haben wir einen Kasten mit dem Verbrauchsmaterial, so dass wir die Kästen direkt und gezielt nachfüllen können.

Nach erneutem Festhalten der Zeit hat sich diese auf ein Drittel reduziert.

Mit Jour-Fixe Routinen erhalten und am Lean Management Ball bleiben

Nutzen Sie zudem Jour Fixe am Anfang oder Ende der Woche, um sich mit allen Beteiligten abzustimmen. Hierbei wird der Wochenplan eines Jedem oder einer Abteilung abgestimmt und festgehalten, was von einer anderen Person oder Abteilung wann benötigt wird. Das bringt eine Menge Ruhe und entspanntes Arbeiten und weniger Schleifen und Wartezeiten. Wenn ich weiß, was mein Kollege mittwochs erledigen muss, weiß ich, dass er meine Zuarbeit bis spätestens Dienstagnachmittag benötigt und umgekehrt. Diese Form der Abstimmung verhindert nicht nur Wartezeiten auf der einen Seite, sondern auch Unterbrechungen und Stress auf der anderen Seite. Jour Fixe sind ein Gewinn für alle Beteiligten.

Ihre Kathrin Wortmann und Ihr Lars Kinkeldey von der Freiraum Bande