Was ist Lean Management eigentlich?

Im Folgenden geben wir Ihnen die ersten Einblicke, was Lean Management bedeutet und DAS aus der Praxis für die Praxis, einfach und verständlich. Wenn Sie Lean Management Googlen oder bei Wikipedia nachlesen, finden Sie meist akademische Begriffe, wie effiziente Gestaltung von Wertschöpfungsprozessen. Lean Management heißt übersetzt: schlankes Management.

Im Kern geht es um die Vermeidung von Verschwendung, wie zum Beispiel die Vermeidung unnötiger Kosten, bei gleichzeitigem Streben nach bestmöglicher Qualität und Wertschöpfung.

Dürfen im Lean Management keine Fehler mehr gemacht werden?

Doch! Im Lean Management sind Fehler willkommen und werden genau unter die Lupe genommen. Denn beim Lean Management geht es darum, zu verstehen, wo der eigene Prozess eigentlich hinkt. Bevor Sie also einen Prozess wirkungsvoll mit Lean Management optimieren können, müssen Sie erst einmal wissen:

• Was ist hier eigentlich los?
• Wo stehen wir bzw. wo ist der Prozess vielleicht noch nicht optimal oder sogar schlecht?
• Wo verschwenden wir Zeit und/oder Geld in unserem Unternehmen?

Somit kann festgehalten werden, dass wir mit Lean tiefe Problemquellen aufdecken und nicht nur oberflächliche Symptome. Denn es geht darum, Probleme dauerhaft zu heilen und nicht nur kurzzeitig zu korrigieren. Dafür müssen wir in die Tiefe gehen, um die Problemquellen aufzudecken und diese dann zu verbessern.

Und was passiert dann?

An dieser Stelle ist es wichtig, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzubeziehen. Was bringt das? Am Ende werden die neuen Lösungen oder auch die neuen Strukturen und Prozesse nicht von oben diktiert. Dadurch wird eine höhere Akzeptanz für die Veränderung erreicht und die Lösungen werden auch umgesetzt. Deshalb ist es wichtig, mit den Betroffenen zu sprechen und sie einzubeziehen.

Wie wird Lean Management beschrieben?

Für viele ist Lean gleichbedeutend mit einer Methode. Das ist etwas missverständlich. Lean hat einen sehr großen Methodenkoffer, besteht also aus sehr vielen Methoden. Für uns ist Lean aber mehr eine Philosophie, vergleichbar mit einer Unternehmensphilosophie, um Unternehmen nachhaltig erfolgreicher zu machen.

Beim Lean Management geht es darum, eine nachhaltige Veränderung oder Verbesserung im Unternehmen einzuführen. Wichtig dabei ist, dass der Fokus auf der dauerhaften Veränderung oder Verbesserung liegt, also auf der Nachhaltigkeit von Lösungen. Es geht nicht darum, kurz etwas zu tun und es dann wieder zu lassen. Das Motto muss lauten: Erst die Probleme analysieren, dann Lösungen überlegen, dann gemeinsam umsetzen. Und zwar mit denen, die von dem Problem betroffen sind und von der Lösung nachhaltig profitieren.

Ein wichtiger Bestandteil von Lean Management ist die Zeitersparnis. Am Ende des Tages geht es vielfach um Zeitgewinn, der eine Kostenersparnis mit sich bringt. Wenn, im Optimalfall alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen ihren Stärken nach eingesetzt sind, und die Strukturen optimal verschlankt sind, kann jede Menge Zeit gewonnen und Kosten eingespart werden.

Wir sehen also, dass Lean ein Mix aus harten und soften Fakten ist. Die harten Kennzahlen erreichen Sie am Ende nur, durch Miteinander und gemeinsame Lösungen. Erfolgreiches Lean Management muss von allen gemeinsam gelebt werden.

Wer kann Lean Management umsetzen?

Das ist relativ einfach, denn Lean eignet sich für alle Branchen. Es spielt keine Rolle, ob es sich um ein produzierendes Unternehmen, einen Dienstleister, einen Handwerker oder um einen Arzt handelt.

Und für welche Unternehmensgrößen ist Lean geeignet?

Tatsächlich eignet sich Lean für kleine und große Unternehmen. Lean ist demnach in allen Branchen und für alle Unternehmensgrößen, egal ob 2 oder 1000 Mitarbeiter anwendbar.

Wir bei der Freiraum Bande wenden Lean Management auch in unserer Agentur an. Wenn wir etwas Neues machen, dann überlegen wir sofort, was der „leanste", also der schlankeste Weg ist, um das Thema auch wirklich sinnvoll umzusetzen.

Wie funktioniert Lean eigentlich?

Vereinfacht gesagt besteht Lean aus drei Säulen.

1. Die erste Säule sind die Methoden mit dem riesigen Methoden-Koffer.

Das sind Methoden zur Verbesserung der Arbeitsplätze oder zur Optimierung von Maschinen-Rüstzeiten. Zusätzlich gibt es Methoden, um relevante Informationen durch das gesamte Unternehmen zu tragen, ohne dass die Kernbotschaften auf dem Weg verloren gehen.

2. Die zweite Säule ist das Thema Einstellung/ Mindset.

Im Lean Management betrachten wir Probleme als Chance. Wenn etwas schiefläuft, fragen wir: „Warum haben wir dieses Problem?“ Hier spielt das Thema Fehlerkultur eine große Rolle. Denn oft fragen wir: Wer hat diesen Fehler gemacht? Wer war das?

Wir sehen eher die Frage nach dem Warum, also warum ist das jetzt passiert? Und das ist natürlich eine Frage der Einstellung. Wenn man Probleme eher als Chance sieht und eher nach dem Warum als nach dem Wer fragt.

Im Lean Management geht man davon aus, dass ein Fehler passieren konnte, weil der Prozess schlecht ist und nicht, weil ein Mitarbeiter etwas Böses wollte.

3. Die dritte Säule ist das Thema Führungskompetenz.

Wenn ein Geschäftsführer oder Inhaber das Thema nicht vorlebt, kann auch nicht davon ausgegangen werden, dass die Mitarbeiter mitziehen. Wichtig ist auch, dass die Führungskraft Ziele setzt und die Mitarbeiter unterstützt. Das Coaching, das Fordern und Fördern der Mitarbeiter ist ganz klar ein Führungsthema.

Was kann ich mit Lean im Unternehmen erreichen?

Aus unserer Sicht sind es zwei Schritte, die mit Lean im Fokus stehen.

• Zuerst sollten Probleme und Verschwendung gezielt aufgedeckt werden. Man sieht sehr gut und schnell, wo im Unternehmen Zeit und Geld, aber auch Potenziale verschwendet werden.

• Im nächsten Schritt werden die Probleme gemeinsam, systematisch und ohne Umwege gelöst. Und das Ganze nachhaltig, also dauerhaft mit kleinen Schritten, die täglich kleinen Erfolge mit sich bringen.

Was braucht es nun für die praktische Umsetzung?

Zunächst werden die Probleme erörtert und gesammelt, um dann daran arbeiten zu können.

Durch die Anwendung von Lean wird mit einer speziellen Methode erkannt, wo Verschwendung im Unternehmen stattfindet. Eine andere Methode ist zum Beispiel eine Systematik, um Ordnung zu schaffen und aufzuräumen. Mit Lean können auch Wege sinnvoll und kurz gestaltet werden. Bestellprozesse können verschlankt und die Materialverfügbarkeit, insbesondere von Verbrauchsmaterialien, sichergestellt werden. Denn oft wird die Information, dass etwas leer ist, erst weitergegeben, wenn es bereits leer ist. Auch die Suche nach Werkzeugen kann durch Lean vereinfacht werden, Rüstzeiten können verkürzt und die Einarbeitungszeit der Mitarbeiter reduziert werden.

Ein Thema ist dabei unerlässlich: Selbstdisziplin.

Dazu hat Lean auch Möglichkeiten, Ansätze, Ideen, um dieses Thema zu unterstützen und hochzuhalten. Selbstdisziplin unterstützt die Nachhaltigkeit der neuen Prozesse oder auch Lösungen.

Wenn Sie mit Lean starten, behalten Sie den Fokus! Konzentrieren Sie sich auf ein Projekt und machen Sie die Projekte nacheinander und nicht alle auf einmal.

Ihr Lars Kinkeldey und Ihre Kathrin Wortmann von der Freiraum Bande