Lean Management Projekte priorisieren klingt so einfach, ist es häufig jedoch nicht. Du stehst inmitten von Problemen und weißt gar nicht welches Du zuerst und zuletzt lösen sollst. Da kann Dir die beste Lean Methode nicht helfen, denn Du benötigst zunächst Klarheit, in welcher Reihenfolge Du Deine Probleme lösen willst oder musst! Du schaust Dich um: Überall wird gesucht, gelaufen, gewartet – und alles kostet Zeit.
An dieser Stelle empfehlen wir zunächst die Hochrechnung Deiner Probleme auf ein Jahr. So kannst Du Sekundenfresser mit Minutendieben vergleichen und auch die Dinge, die Dich und Dein Team mehrere Stunden am Stück kosten. Aber Vorsicht die Hochrechnung ist kein Allzweckmittel! Wann Du sie nutzen solltest und wann lieber nicht, das erfährst Du in diesem Beitrag.
Verschwendung auf ein Jahr hochrechnen: Wo fange ich an?
Starte mit einem Verschwendungsrundgang
Stell Dir vor, Du machst einen Verschwendungsrundgang und sammelst zehn verschiedene Probleme. Mal geht es um einen Laufweg von 15 Sekunden, einen kleinen Umbau von 2 Minuten, mal um eine Maschinenstörung, die ganze drei Stunden dauert. Klingt erstmal nach einem klaren Fall, oder? 3 Stunden sind doch schlimmer als 15 Sekunden! Aber halt – was ist, wenn die 15 Sekunden mehrmals am Tag auftreten? Dann wird es spannend.
Die Lösung: Hochrechnen für Vergleichbarkeit
So priorisierst Du Deine Zeitfresser
Hier kommt die Hochrechnung ins Spiel. Um die Probleme vergleichbar zu machen, rechnen wir die Zeitverluste auf ein Jahr hoch. Denn erst dann vergleichst Du keine Äpfel mit Birnen, sondern hast eine echte Entscheidungsgrundlage geschaffen. Ein Beispiel:
- Ein Mitarbeitender wartet 7 Sekunden auf ein Versandlabel. Klingt harmlos, oder?
- Das passiert 200-mal am Tag – macht 23 Minuten täglich.
- Hochgerechnet auf 220 Arbeitstage im Jahr sind das 84 Stunden! Mehr als 10 volle Arbeitstage nur Warten!
Plötzlich sieht dieses kleine 7 Sekundenproblem Problem gar nicht mehr so klein aus. Und das ist der Punkt: Die Hochrechnung hilft Dir, versteckte Zeitfresser zu entlarven und zu priorisieren. Die ganz fiesen Probleme verstecken sich häufig getarnt als kleine Sekundenfresser oder Minutendiebe, durch ihre Häufigkeit werden sie über das Jahr verteilt jedoch zu echt fiesen Monstern!
Verschwendung hochrechnen – Unsere Formel
So berechnen wir die Verschwendung für ein Jahr
Wir berechnen zunächst den Zeitfresser pro Tag. Dazu nehmen wir noch einmal das Versandlabel Beispiel von eben. Und setzen noch einen drauf: Das Problem betrifft nicht nur eine Person, sondern drei. Wir rechnen los:
- 200 x 7 Sekunden pro Mitarbeiter und Tag
- Das sind 23 Minuten pro Tag x 3 Mitarbeiter = Täglicher Zeitfresser von 69 Minuten
- Das sind auf ein Jahr betrachtet 15.180 Minuten, bzw. 253 Stunden.
- Wir legen einen 8 Stunden Arbeitstag zugrunde (253 Stunden: 8 Stunden)
- Das sind mehr als 31 Tage Warten pro Jahr.
- Bei 20 Arbeitstagen im Monat also mehr als 1,5 Monate Wartezeit
Wie viele Arbeitstage wir in unserem Beispiel für ein Jahr zugrunde gelegt haben? 220 Tage und die ergeben sich wie folgt:
- 5 Tage Woche x 52 Wochen pro Jahr (260 Tage)
- Wir ziehen 30 Tage Urlaub ab
- Wir ziehen 10 Tage für Krankheit etc. ab
- So ergeben sich die 220 Arbeitstage
Dieser Wert ist nicht fix. Setze hier gerne die Werte ein, die bei Dir im Unternehmen gelten. Falls Du keine vorgebeben Werte haben solltest, kannst Du die hier aufgeführten 220 Arbeitstage nutzen. Wichtig ist, dass Du einen festen Wert hast, um die unterschiedlichen Zeiten und Häufigkeiten Deiner Zeitfresser vergleichbar zu machen.
Wann ist Hochrechnen im Lean Management sinnvoll?
Du kannst nicht jedes Team mit einer Hochrechnung gewinnen!
Die Hochrechnung hilft in vielen Fällen Teams zu sensibilisieren und zu überzeugen, an den richtigen Problemen zu arbeiten und sinnvoll zu priorisieren. Aber dennoch, nicht immer ist die Hochrechnung in Ihrer augenöffnenden Wucht das passende Mittel. Wann Du sie nutzen solltest und wann eher nicht, das klären wir jetzt:
Hochrechnungen sind super für Dein Team, wenn…
- Dein Team ständig unter Zeitdruck steht und Überstunden macht
- Fachkräftemangel herrscht und jede gewonnene Stunde hilft.
- Die Verbesserungspotenziale klarer sichtbar werden müssen
- Investitionen begründet werden sollen („Die Lösung kostet 2.000 €, spart uns aber 80 Std. im Jahr!“).
Du solltest im ersten Schritt auf Hochrechnungen verzichten, wenn…
- Mitarbeitende Angst haben, dass ihre Arbeit wegrationalisiert wird
- Im Augenblick wenig zu tun ist, oder gar Kurzarbeit herrscht
Ob eine Hochrechnung beflügelt oder Angst macht hängt von Deinen Rahmenbedingungen und der Unternehmenskultur ab. Hier ist Fingerspitzen- und Baugefühl gefragt. Soweit zumindest unsere Erfahrung.
Fazit: Nutze die Hochrechnung klug!
Du hast einen echten Augenöffner für Deine Lean Projekte zur Verfügung
Hochrechnungen können mächtige Werkzeuge sein, um Lean-Projekte gezielt anzugehen. Sie machen kleine Probleme sichtbar, helfen bei der Priorisierung und unterstützen Entscheidungen. Aber sie sollten mit Bedacht eingesetzt werden, um keine Ängste zu schüren. Wenn Du das beachtest, steht einer erfolgreichen Lean-Projekt Reihenfolge nichts mehr im Weg!
Viele weitere praxisnahe Lean Management Tipps findest Du in unserem Podcast „No More Kuddelmuddel – Lean Management auf Deutsch“. Eine neue Folge gibt’s alle zwei Wochen donnerstags. Natürlich überall, wo es Podcasts gibt, oder direkt hier.
In diesem Sinne: No More Kuddelmuddel!
