Verschwendung in Unternehmen mit Lean Management erkennen

Wie kann ich Verschwendung in meinem Unternehmern erkennen? - Diese Frage klingt erst mal sehr speziell, aber die Verschwendung ist im Lean Management der Anfang von allem. Man kann hier auch das Wort Verschwendungsdetektiv einsetzen, denn es geht etwas weiter gefasst, Verschwendung als Probleme zu definieren. Es gibt zwei Formen von Problemen. Einmal die, die man sehen kann, die wir bereits kennen. Und zum anderen Probleme oder Verschwendung, die wir derzeit noch nicht kennen, die aber trotzdem da sind. Diese Form der Verschwendung versteckt sich häufig in Form von wenigen Sekunden, jedoch in einer hohen Häufigkeit. Zum Beispiel kurze Laufwege, die jedoch mehrere Dutzend Mal pro Tag anfallen, die wir aber auf Grund der Kürze gar nicht bemerken. Das gleiche gilt für Arbeitsgänge, für die ich mich häufig bücken oder auf Zehenspitzen stellen muss. Ein weiterer Grund, der in diese Kategorie fällt, ist das hin und her räumen von Dingen, damit ich an den Gegenstand den ich aktuell brauche herankomme. Auch dies dauert nicht lange, fällt jedoch erfahrungsgemäß häufig pro Tag an.

Versteckte Verschwendung erkennen und Intensitäten analysieren

Die Probleme, die offensichtlich sind, sind meist einfacher zu beheben. Doch die Probleme, die wir nicht auf dem Zettel haben, sind oftmals die, die wahnsinnig viel Potenzial haben, um die Prozesse mit Lean verbessern zu können. Es sind diese Dinge, mit denen man sich täglich beschäftigt, und noch nicht als Problem oder Verschwendung aufgefallen sind.

Aber genau diese Verschwendung sollten Sie in Ihrem Unternehmen herausfinden, damit keine wichtigen Kapazitäten verloren gehen.

Es gibt zudem zwei Intensitäten von Verschwendung:

Dinge, die komplett eingespart werden können

Hierbei handelt es sich um Arbeitsschritte, die zu 100% überflüssig sind. Zum Beispiel: Wir drucken etwas aus, um es an späterer Stelle wieder einzuscannen. Das klingt vielleicht banal, kommt aber immer wieder in Unternehmen vor.

Dinge, die einen Verschwendungsanteil enthalten

Dies beinhaltet einen Arbeitsgang oder Arbeitsschritt, den wir in einem Prozess auf jeden Fall benötigen, aber zu lange dauert. Zum Beispiel: Ein Arbeitsprozess dauert 7 Minuten. Es dürfte aber nur 3 Minuten veranschlagt werden, um einen vorgegebenen Stückpreis zu erzielen.

Die beiden Faktoren Zeit und Geld sind die meistgenannten Dinge in Unternehmen, die verschwendet werden. Viele Befragte ergänzen danach direkt den Punkt Nerven. Meinen damit, dass im Unternehmen viele Nerven verschwendet werden. Auch das ist ein wichtiger Soft Fact. Stress und Hektik wirkt schließlich dauerhaft sehr negativ auf uns Menschen. Um das Potenzial hier bestmöglich auszuschöpfen, müssen Sie gezielt an der Verschwendung arbeiten. Ziel ist es, dass am Ende nur noch die Wertschöpfung übrig bleibt.. Und dann schließt sich der Kreis, denn Wertschöpfung hat verschiedene Gesichter.

• Zeitgewinn
• Kostenreduktion
• höhere Marge
• zufriedene Mitarbeiter
• Ruhe und weniger Stress in den Arbeitsabläufen

Um nun die Verschwendung entlarven zu können, machen Sie am besten einen Verschwendungsrundgang. In der Fachsprache nennt man diesen auch Muda Walk, Gemba Walk oder Waste Walk. Hierbei geht es darum, Verschwendung zu erkennen und anschließend natürlich auch diese zu beseitigen. Verschwendung finden Sie in Ihrem Unternehmen in Prozessen, in Strukturen und in Abläufen.

Wie Sie diese Verschwendung erkennen und entlarven

Pauschal gesagt kann natürlich Jede*r einen Verschwendungsrundgang machen und somit Verschwendung aufdecken. Besonders interessant ist der Gemba Walk für Abteilungsleiter, Prozessplaner oder Qualitätsbeauftragte, deren Aufgabe es ist, Abläufe zu verbessern, Mitarbeiter*innen zu entlasten und dadurch auch die Abteilungen effizienter zu gestalten.

Bevor Sie mit einem Verschwendungsrundgang starten, klären Sie im Vorfeld mit Ihrem Team, dass keine Personen überprüft werden, sondern nur der Prozess. Der Prozess soll optimiert werden, weil er derzeit schlecht ist. Die Personen, die dafür beobachtet werden, machen lediglich die Verschwendung sichtbar und sind somit eine große Hilfe. Die Kollegen*innen sind in diesem Moment das „Werkzeug“, um schlecht organisierte Abläufe, in denen Sie zurechtkommen müssen, aufzudecken. Wenn etwas schiefläuft, ist niemals die Person schuld, sondern die Struktur, in der die Person arbeiten muss.

Um den sogenannten Verschwendungsrundgang anzuwenden, benötigt die beobachtende Person 20 Minuten Zeit, einen Zettel und einen Stift. Es wird ein Arbeitsbereich ausgesucht und dieser wird von der beauftragten Person analysiert.

Wichtig ist: Beobachten Sie, was passiert. Fragen und sagen Sie nichts, sondern beobachten Sie nur genau. Schreiben Sie dann auf, was Ihnen komisch vorkommt. Stellen Sie erst im Nachgang den beteiligten Personen ihre Fragen. Werten Sie dann gemeinsam im Team aus, was Sie beobachtet haben.

Wir spielen den Verschwendungsrundgang einmal anhand eines Beispiels für Sie durch.

Beispiel für einen Verschwendungsrundgang in einem Unternehmen

Ihr Beobachtungsbereich ist die Produktionsstelle von Kleinteilen, im Konkreten die Laufwege der Mitarbeiter*innen. Sie beobachten im Rahmen dieser 20 Minuten, dass eine Person sieben Mal in eine Ecke läuft. In der Ecke steht ein Arbeitsgerät, welches diese Person für ihre Arbeit benötigt. Der Weg dahin zu diesem Gerät und auch wieder zurück dauert in Summe 30 Sekunden. Das sind siebenmal 30 Sekunden, also 3,5 Minuten. Im Nachgang stellt sich heraus, dass diese Person den Arbeitsgang pro Tag acht Mal macht. Achtmal 3,5 Minuten sind 28 Minuten pro Tag, über zwei Stunden pro Woche und mehr als acht Stunden pro Monat.

Im Nachgang bei dem Gespräch stellt sich heraus, dass nur die eine Person das Arbeitsgerät genötigt. Daher wird das Gerät umgestellt und ein Arbeitstag pro Monat bzw. zwei Wochen Arbeitszeit pro Jahr werden eingespart durch diese einfache Optimierung.

Das sind absolute Low Hanging Fruits, die Sie mit einem Verschwendungsrundgang direkt ernten können.

Der Verwendungsrundgang deckt also Verschwendung da auf, wo sie nicht direkt erkennbar ist. Und dass lediglich, durch einen Beobachter.

5 Praxistipps: Verschwendung erkennen im Verschwendungsrundgang

Aus mehr als 20 Jahren Lean Erfahrungen möchten wir Ihnen gerne folgend noch ein paar Praxistipps geben:

• Häufig wird ein Verschwendungsrundgang übersprungen. D.h. ein Problem ist nur oberflächlich behandelt worden, es wurde nicht in der Tiefe analysiert. Dadurch kommt ein Problem immer wieder hoch und wird nicht behoben.
• Sie werden eine Ablehnung zum Verschwendungsrundgang bekommen, wenn Sie im Vorfeld das Thema im Team nicht ausreichend erklären. Es muss allen klar sein, dass es um den Prozess geht und nicht um die Menschen. Nehmen Sie sich hierfür ausreichend Zeit, damit das Team keine Angst vor dem Verschwendungsrundgang und den 20 Minuten Beobachtungszeit hat.
• Oftmals werden Sie feststellen, dass sich die Personen im Arbeitsbereich mehr anstrengen und z.B. schneller laufen, schneller arbeiten als sonst. Am Ende des Tages nimmt das aber keinen Einfluss darauf, dass das eigentliche Problem da ist, sichtbar gemacht wird und behoben werden muss. Die Person aus unserem Beispiel läuft weiterhin sieben Mal zu dem Arbeitsgerät, egal ob in 30 oder in 25 Sekunden.
• Suchen Sie sich für Ihre erste Beobachtungsrunde/ Verschwendungsrundgang eine Person, die auch wirklich ein echtes Problem hat. Denn diese Person ist in der Regel offen, ein Problem zu lösen. Sie wird es für gut befinden, das Problem sichtbar zu machen und ein Teil der Lösung zu sein. Sie kann ihre Vorschläge mit einbringen und positiv auf andere wirken.
• Nachdem Sie ein paar Verschwendungsrundgänge gemacht, die Erfahrung gesammelt haben, können Sie mit Beobachtern aus anderen Bereichen oder Abteilungen arbeiten. Das hat zum Vorteil, dass die weitere Person, andere Beobachtungen macht und die Dinge aus einem anderen Blickwinkel sieht. Dieser Schritt empfiehlt sich jedoch erst dann, wenn alle Beteiligten Vertrauen in das Vorgehen des Verschwendungsrundganges haben. Die Erfahrung, dass es sich nicht um Überprüfung und Kontrolle der eigenen Arbeit handelt ist Grundvoraussetzung, um im nächsten Schritt mit Bereichsfremden zu arbeiten.

Wenn Sie an dieser Stelle noch tiefer ins Thema eintauchen wollen, empfehlen wir Ihnen auch unsere Podcast Folgen #005 + #006 und unsere Artikel Probleme sammeln und Lösungen und Ziele definieren.
Noch einfach: Vereinbaren Sie einfach ein kostenloses Erstgespräch mit uns und lassen Sie uns gemeinsam ihrer Verschwendungen aufdecken.

Ihre Kathrin Wortmann und Ihr Lars Kinkeldey von der Freiraum Bande