Ziele definieren und Meilensteine systematisch erreichen

In diesem Blogpost befassen wir uns aufbauend auf der Problemsammlung, mit der Definition von Zielen und Lösungen. Zu aller Anfang sollten Sie wissen, wo Sie in Ihrem Unternehmen stehen, sie müssen also Ihren realen Status Quo formulieren. Wie Sie zu diesem realen Status quo gelangen und warum dafür eine strukturierte Sammlung von Problemen notwendig ist, erfahren Sie im Artikel Der Start jeder Optimierung: Eine strukturierte Problemsammlung. Erst wenn Sie zu den unterschiedlichen Problemquellen vorgestoßen sind, können Ziele und Lösungen definiert werden.

Verschwendung und Probleme systematisch regeln

Ihre definierten Probleme und Problemquellen zeigen Ihnen die eigentliche Verschwendung in Ihrem Unternehmen auf. Sie haben aber die Möglichkeit, aus diesen Verschwendungen Wertschöpfung zu erzeugen. Und genau dieser Prozess von Verschwendung raus, Wertschöpfung rein gehen Sie jetzt an. Der erste Schritt hin zu diesem Change Prozess ist es, dass Sie Ihre Lösungen und Ziele für eben jene definiteren Problemquellen formulieren und in weiteren Schritten auch umsetzen.

Damit Ihre Lösungen nicht nur ein Papiertiger bleiben, müssen Sie strukturiert und zeitlich realistisch umgesetzt werden. Was Sie durch die nächsten Schritte formulieren, ist am Ende ein konkreter Fahrplan für die kommenden Monate/ Jahre.

Ziele und Lösungsdefinitionen zu Ihren Problemen sind aufgebaut wie ein Trichter. Wir fangen oben mit groben Zielen an und kommen unten zu den Feinzielen. Die Feinziele zeigen Ihnen am Ende, woran Sie ganz konkret arbeiten können.

Zusätzlich sind auch die eher groben Ziele in einem Jahr von sehr hoher Bedeutung. Denn diese geben den Mitarbeitern*innen Orientierung und Sicherheit. Mitarbeiter*innen arbeiten zum Beispiel in diesem Monat an einem Teilprojekt X. Da sie die Jahresziele genau kennen, ist ihnen bewusst, dass das Teilprojekt X auf das langfristige Ziel einzahlt. Ziele geben uns im Unternehmen eine Orientierung für alle Mitarbeiter*innen. Wenn ich als Mitarbeiter*in weiß, wo die Reise im Unternehmen hingehen soll und woran gearbeitet wird, dann kann ich motiviert mitmachen. Wenn ich jedoch die Ziele nicht kenne, dann entstehen viele Umwege und Unsicherheiten.

Aufbau eines Zielplans / Milestone Plan

Analog zum Vorgehen ‚strukturierte Problemsammlung‘, ist es von Vorteil, wenn Sie auch hier bei der Zielsammlung oder mit dem Zieleaufbau simple anfangen. Bevor Sie damit beginnen, gehen wir kurz auf folgende Fragen ein:

Was können Sie damit bewirken, wenn Sie diese ganzen Lösungen und Ziele für Ihre Probleme aufgebaut haben?

Ganz einfach, Sie können am Ende auf eine Zielreihenfolge blicken. Die Ziele reihen sich im Endergebnis logisch und zeitlich sinnvoll aneinander. Danach können Sie diese als Landkarte oder als Roadmap gestalten, visuell darstellen und für alle Mitarbeiter*innen sichtbar aushängen. Das gibt einen besseren Überblick und Orientierung in welche Richtung das Unternehmen in den nächsten Monaten bzw. Jahren entwickelt werden soll.

Auch hier ist das Thema Transparenz sehr wichtig. Machen Sie die Informationen und Erkenntnisse für alle zugänglich bzw. sichtbar und verständlich. Nur wenn die Mitarbeiter*innen den Überblick haben und die Ziele des Managements/ Unternehmens kennen, können Sie sich nachhaltig und sinnvoll einbringen.

Wie gehen Sie nun konkret vor?

Bereits bei der Problemsammlungen haben Sie mit einer Vielzahl an Klebezetteln gearbeitet, auch diesmal empfehlen wir Ihnen auf dieses simple Tool zuzugreifen. Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen eine große Arbeitsfläche zu nutzen, zum Beispiel eine lange weiße Wand oder ein langer, leeren Tisch.

Sie haben nun Ihre komplette, geclusterte Problemsammlung aus der vorherigen Problemanalyse vor sich. Im ersten Schritt sammeln Sie einen Lösungsansatz oder ein Ziel für jedes Ihrer Probleme. Zum Beispiel:

Problem: Werkzeuge liegen nicht an fest definierten Plätzen.
Lösung: Feste Werkzeugplätze müssen definiert werden.

Wenn Sie für jedes Ihrer Probleme ein Ziel und ein Lösungsansatz definiert haben, geht es im zweiten Schritt an die Reihenfolge der Ziele.

Kleben Sie nun das Ziel, dass Sie am Ende des Jahres erreicht haben möchten, ganz nach rechts. Das ist Ihr persönlicher Endpunkt, wo Sie am Ende des Jahres (oder eines definierten Zeitraums) stehen wollen. Danach brechen Sie die zeitlichen Ziele runter. Das heißt, wenn Sie in 12 Monaten etwas Konkretes erreichen wollen, wo müssen Sie dann in 6 Monaten stehen, damit das Ziel in 12 Monaten realistisch bleibt? Wenn Sie das gemacht haben, ordnen Sie die Ziele für das Quartal 1 und 3 an. Jetzt haben sie bereits die Ziele für Monat 3, Monat 6, Monat 9 und Monat 12 angeordnet. So definieren Sie Schritt für Schritt einzelne Meilensteine, um Ihr „Traumziel“ in 12 Monaten zu erreichen.

Überlegen Sie aber auch, welche Ihrer Lösungsansätze und Ziele in den jeweiligen Monaten erreicht werden müssen. Nicht jedes Ziel braucht zur Erreichung ein ganzes Jahr und viele unterschiedliche Meilensteine. Der zeitliche Horizont der Umsetzung einer Lösung ist stark von Komplexität und den beteiligten Personen abhängig. 

Diese Zwischen-Kontroll-Steps, durch Ziele in jedem einzelnen Monat, helfen Ihnen zu überprüfen, ob die Jahresziele zeitlich realistisch sind.

Praktisch ist deshalb auch das Arbeiten mit Klebezetteln. Sie können diese wieder entfernen, die Ziele neu schreiben, neu definieren oder auch auf diesem imaginären Zeitstrahl verschieben.

Am Ende sehen Sie, was wirklich realistisch und zeitlich realisierbar ist. Sie sehen konkret, sind die Ziele, die Sie sich gesetzt haben, zeitlich erreichbar, oder haben Sie sich hier an einigen Stellen zu viel vorgenommen. Zudem sehen Sie, ob die Ziele in dieser Reihenfolge Sinn machen und logisch aufeinander aufbauen. Dies ist eine sehr gute Überprüfungsmöglichkeit auf Sinnhaftigkeit und auf zeitliche Realisierbarkeit. Seien Sie vorsichtig in puncto Selbstüberschätzung.

Was schaffen wir wirklich in einem definierten Zeitraum?

Wenn keine Zielklarheit herrscht und diese nicht auf eine sinnhafte Reihenfolge überprüft wurden, wird oftmals der fünfte Schritt vor dem ersten gemacht. Das hat zur Auswirkung, dass die gesetzten Ziele nicht erreicht werden können. Es entsteht eine gewisse Art von Orientierungs- und Hilflosigkeit. Das Ganze wird dann verstärkt, wenn eine große Menge an Veränderung bzw. Neuerungen dazukommen.

Orientierung bekommen Sie über sinnvolle Zieldefinition, die Schritt für Schritt aufeinander aufbauen. Wenn alle im Unternehmen wissen, was in den nächsten Monaten oder in den nächsten Quartalen passieren wird, woran gearbeitet wird, weiß jeder für sich selbst, wo die Reise hingeht und wo er oder sie aktiv mitwirken kann.

Zudem können wir Visualisierungen besser aufnehmen und verinnerlichen als reinen Text. Das bedeutet, eine grafisch aufbereitete Roadmap unterstützt die Zielerreichung zusätzlich. Bilder bleibt länger im Kopf als kompliziert formulierte Texte.

Ihr Lars Kinkeldey und Ihre Kathrin Wortmann von der Freiraum Bande