Lean Strategie: Mitarbeitergespräche effizient führen

Aufbauend auf dem Blogbeitrag Lean Strategie: Zielvereinbarungen geht es nun konkret darum, wie die Abteilungsleiter*innen es schaffen, ihre Mitarbeiter*innen ins Boot zu holen, damit auch diese aktiv helfen können, die Lean Strategie umzusetzen und die vorgegebenen Abteilungsziele zu erreichen. Diese Einbindung gelingt insbesondere durch effiziente und zielgerichtete Mitarbeitergespräche.

Die Geschäftsführung hat ihre Abteilungsleiter*innen erfolgreich über die Unternehmensziele informiert, die jeweiligen Abteilungen haben somit ihre Abteilungsziele erhalten. Die Aufgabe liegt nun bei den Abteilungsleiter*innen, ihre Mitarbeiter*innen optimal einzubinden.

An dieser Stelle sei noch einmal darauf hingewiesen, dass es bei einem Lean Projekt wichtig ist, dass das gesamte Unternehmen zu einem großen Lean Team wird. Jede*r muss einen Teil übernehmen, damit am Ende die Abteilungs- und Unternehmensziele erreicht werden.

Vorgehensweise um alle Mitarbeiter ins Lean Boot zu holen

Informieren Sie Ihr Team bei einem Kick-off. Kommunizieren Sie offen und ehrlich. Möglicherweise ist das zu erreichende Abteilungsziel eine echte Herausforderung und es gibt noch keine Erfahrungswerte. Teilen Sie dies Ihren Mitarbeiter*innen mit und weisen Sie darauf hin, dass als Abteilung/Team ein gemeinsamer Weg gefunden werden muss. Motivieren Sie auch Ihr Team und bedanken Sie sich für die Mitarbeit, Ideen und Überlegungen.

Machen Sie das Abteilungsziel greifbar, damit das gesamte Team einschließlich Ihrer Person als Führungskraft merkt, dass es an einem Strang ziehen muss. Somit fördern Sie das Miteinander und die Selbstdisziplin von jeder*m einzelnen Mitarbeiter*in.

Setzen Sie nach dem Teammeeting einzelne, gut vorbereitete Mitarbeitergespräche an, um noch einmal auf jede*n Mitarbeiter*in einzugehen. Hier bekommen Sie ein Verständnis für die einzelne Person, zusätzlich steigt die Wertschätzung. Der*die Mitarbeiter*in merkt, dass Sie sich für ihn*sie und seine*ihre Belange interessieren.

Ein Mitarbeitergespräch sollte 15 Minuten dauern, eine feste Struktur und einen festen Rhythmus haben. Nutzen Sie auch hier unser Arbeitsblatt Mitarbeitergespräche und erarbeiten Sie gemeinsam Ziele und Aufgaben. Dies schafft Vertrauen und Offenheit. Versuchen Sie, das Gespräch fragend zu führen, keine Lösungen vorzugeben und statt eines Monologs einen Dialog entstehen zu lassen. Denn so bleiben die Aufgaben, Ideen und auch die Verantwortung bei dem/der Mitarbeiter*in.

Unser Tipp: Beginnen Sie die Mitarbeitergespräche mit den offenen Mitarbeiter*innen, die positiv darüber sprechen und berichten, während die anderen, die vielleicht ein wenig Bedenken haben, noch auf ihr Gespräch warten. Denn manche Mitarbeiter*innen haben Angst vor diesen Mitarbeitergesprächen.

Aber warum haben Mitarbeiter eigentlich Angst vor einem Mitarbeitergespräch. Die Antwort ist simpel: Oft werden Gespräche nur dann geführt, wenn etwas Negatives passiert ist. Selten geht es in Mitarbeitergesprächen um die gemeinsame Weiterentwicklung. Deshalb braucht es Zeit, um das Unbehagen aus den Köpfen zu bekommen und Vertrauen aufzubauen.

Konkretes Vorgehen für erfolgreiche Mitarbeitergespräche

1. Kennzahlen definieren

Diese Kennzahl sollte eine Relevanz für das Abteilungsziel haben. Zudem sollte der/die Mitarbeiter*in Einfluss auf diese Kennzahl haben und Spaß daran haben, daran zu arbeiten. Zum Beispiel die Themen Suchzeiten, Ausschussteile oder auch Störzeiten an Maschinen, da diese*r Mitarbeiter*in eines dieser Themen sowieso persönlich in den Griff bekommen möchte.

2. Besprechung der Ist-Situation des Mitarbeiters

Verschaffen Sie sich erst mal einen Überblick zu Ihrem*r Mitarbeiter*in. Lernen Sie Ihr Gegenüber noch mal besser kennen, damit die/ der Mitarbeiter*in ihre/ seine Stärken ab sofort noch besser einsetzen kann. So kommen Sie auf neue Ideen und verstehen vielleicht noch mehr Hintergründe, warum die Person so handelt und entscheidet, wie sie es im Arbeitsalltag tut. Besprechen Sie gemeinsam die Interessen und Stärken und fragen Sie Ihr Gegenüber ruhig einmal, wie er/sie sich selbst einschätzt.

3. Legen Sie anhand der SMART-Methode ein Ziel für den/die Mitarbeiter*in fest

Formulieren Sie nun das Ziel mit SMART: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Wenn der/ die Mitarbeiter*in keine Vorschläge hat, machen Sie mindestens zwei Vorschläge, damit der/ die Mitarbeiter*in wählen kann. Mit dieser Strategie kann der/ die Mitarbeiter*in später nicht sagen, ich muss das machen, mich hat keiner gefragt.

4. Definieren Sie drei konkrete Aufgaben für den/die Mitarbeiter*in, um das Ziel zu erreichen

Die drei Aufgaben können z.B. zeitlich gestaffelt sein: Erste Aufgabe nach vier Wochen, zweite nach acht Wochen, dritte nach zwölf Wochen. Legen Sie auch schon einen Termin in vier Wochen fest und überprüfen Sie die Umsetzung der Aufgabe. Somit entsteht für den/die Mitarbeiter*in A eine Verbindlichkeit, B eine Dringlichkeit und C eine Klarheit. Und was nicht zu unterschätzen ist, der/ die Mitarbeiter*in gewinnt dennoch Freiraum.

5. Definieren Sie eine konkrete Maßnahme, um den/ die Mitarbeiter*in bei seiner/ ihrer Zielerreichung zu unterstützen

Fragen Sie konkret, was der/ die Mitarbeiter*in benötigt, um das vereinbarte Ziel zu erreichen. Der/ die Mitarbeiter*in wird in die Verantwortung genommen und kann offen sagen, was er/sie braucht. Wenn er/sie nichts sagt, sollte der Umsetzung der Aufgabe nichts im Wege stehen.

Nutzen sie hier, als Unterstützung der Zielerreichung Patenschaften - Blogartikel. Vielleicht haben Sie in Ihrer Abteilung drei empathische Mitarbeiter*innen, denen Veränderungen leichter fallen, die keine Angst vor Neuem haben und auch immer bereit sind, etwas Neues auszuprobieren. Diese Mitarbeiter*innen sind perfekte Ansprechpartner bzw. Patinnen für zwei weitere Personen. Mit diesen Paten*innen kann der/die Mitarbeiter*in seine Ideen und Herausforderungen auf dem Weg zum Ziel durchsprechen. Unsichere Personen können dadurch mehr Sicherheit gewinnen.

Ihre Kathrin Wortmann und Ihr Lars Kinkeldey von der Freiraum Bande