Lean-Strategie: Zielvereinbarung erfolgreich ansetzen

Im folgenden Blogbeitrag beschäftigen wir uns mit dem Thema Lean-Strategie. Konkret geht es darum, wie Sie es schaffen, die Abteilungen bei der Einführung von Lean ins Boot und damit in die Verantwortung zu holen. Grundlage dafür ist eine konkrete Zielvereinbarung durch alle Hierarchiestufen.

Wie bekommen Sie Ihre Mitarbeiter*innen ins Boot?

Wir haben es schon oft beschrieben, Lean ist ein Teamsport. Wenn nur eine Person im Unternehmen dahinter steht, wird sie nicht viel bewegen können. Für Ihre Lean-Roadmap mit einer Lean-Strategie und einzelnen Schritten und Zielen in der Unternehmensführung brauchen Sie die Hilfe aller.

Daher ist es sinnvoll, die Hierarchieebenen nach und nach ins Boot zu holen.

Um die einzelnen Abteilungen sowie die Abteilungsleiter*innen auf Ihre Lean-Reise mitzunehmen, sollten Sie sich zu Beginn überlegen, wie Sie diese am besten abholen können, damit die gemeinsamen Ziele erreicht werden. Das ist eine große Herausforderung, braucht Vorlauf, Zeit und ist nicht einfach.

Nutzen Sie die Herangehensweise, die wir in unseren Blogartikeln Probleme sammeln und Ziele definieren und Lösungen entwickeln beschrieben haben, um Ihren groben Fahrplan zu erstellen. Nutzen Sie auch die Lego® Serious Play® Methode, um Ihr Traumziel zu definieren.

Nehmen wir nun an, Sie haben den Weg zu Ihrem Traumziel für sich, für Ihr Unternehmen, für die nächsten zwei Jahre festgelegt. Daraus ergeben sich zehn große Unternehmensziele, Sie beginnen mit dem ersten.

Nehmen wir ein einfaches Beispiel: die Einführung von 5S in Ihrem gesamten Unternehmen in Ihren fünf Abteilungen (Einkauf, Verkauf, Marketing, Produktion und Controlling). Sie holen die fünf jeweiligen Abteilungsleiter*innen an einen gemeinsamen Tisch, um Ihre Roadmap und Ihr ganz konkretes erstes Unternehmensziel, die Einführung von 5S, vorzustellen.

Formulieren Sie Ihre Zielvereinbarung SMART

Sie sollten Ihre Ziele immer im SMART Format definieren. Das bedeutet:

• Spezifisch
• Messbar
• Attraktiv
• Realistisch
• Terminiert

Wenn Sie dies getan haben, definieren Sie, was jede der fünf Abteilungen tun kann, um das von Ihnen definierte Zwischenziel (Einführung von 5S) zu erreichen. Alle überlegen sich eine Struktur und bringen Ideen für ihre jeweilige Abteilung ein. Wichtig ist, dass Sie die Ziele der einzelnen Abteilungen nicht vorgeben, sondern dass diese gemeinsam erarbeitet werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: viele Köpfe, viele Ideen, Gedanken und Ansätze. Außerdem werden Zielkonflikte zwischen den einzelnen Abteilungen schon jetzt sichtbar und können diskutiert werden.

Nutzen Sie unser Arbeitsblatt Zielvereinbarungen fürs Team, Zieldefinition finden.

Gehen Sie in drei Schritten vor:

1) Abteilungsziel definieren

Wir empfehlen, mit einem Dreimonatszyklus zu beginnen, d.h. Sie definieren ein Abteilungsziel, das innerhalb von drei Monaten erreicht werden soll.

2) Definieren Sie relevante Kennzahlen

Definieren Sie relevante Kennzahlen, wie z.B. Suchzeiten, Laufzeiten, häufige Störungen durch Rückfragen in der Verwaltung. Erfassen Sie die KPIs vor der 5S-Einführung und nach der 5S-Einführung. Nur dann können Sie sehen, ob sich der Erfolg eingestellt hat.

3) Drei konkrete Aufgaben definieren

Auch die drei konkreten Aufgaben sollten für das Team greifbar sein und das Ziel der Abteilung unterstützen. Beispiel: In den ersten vier Wochen machen wir einen Workshop zum Thema 5S mit allen Mitarbeiter*innen.

Strukturieren Sie das Ganze so, dass alle vier Wochen eine dieser drei Aufgaben erledigt werden muss. So bleiben Sie im Zeitplan und die konkreten Aufgaben geben allen Orientierung und Klarheit.

Die Unternehmensleitung gibt an dieser Stelle zudem einen Teil der Verantwortung auf die Abteilung/Abteilungsleiter*in ab. Die Rahmenbedingungen sind gesetzt, die Abteilung kann nun drei Monate in Ruhe arbeiten, also eine Win-Win-Situation. Sofern dieser Zeitraum zu lang ist, verkürzen Sie ihn. Je kürzer der Zyklus, desto konkreter und greifbarer sind die Ziele. Natürlich steigt auf der anderen Seite der Zeitdruck. Testen Sie miteinander den für Sie passenden zeitlichen Verlauf und stimmen Sie sich, gerade zu Anfang, eng mit den Abteilungsleitern*innen ab. Das Vorgehen ist ggf. für alle neu und Sie müssen erst den passenden Verlauf miteinander finden. Das ist ganz normal!

Achten Sie bei der Definition der Ziele auf die SMART-Formulierungen. Gehen Sie konkret vor, z.B. bis zum Zeitpunkt X haben Sie alle fünf Schweißarbeitsplätze mit 5S optimiert. Damit reduzieren Sie die Such- und Laufzeiten um 30 Minuten pro Tag und Person.

Auch hier empfehlen wir eine Testphase von sechs bis acht Wochen.

Was bewirken nun diese drei Schritte zur Zielvereinbarung?

Wenn Sie das zum ersten Mal machen, müssen Sie sicherlich noch stark moderieren oder die einzelnen Bereiche führen, damit es in die richtige Richtung geht.

Aber das wird mit der Zeit besser werden, weil Sie dann die Erfahrungskurve haben und alle wissen, wie der Ablauf ist und wie sie miteinander arbeiten müssen. Ihre Abteilungsleiter*innen bekommen zudem mehr Eigeninitiative, sind motivierter und verstehen den Gesamtzusammenhang, da sie die konkreten Ziele kennen.

Wichtig ist, dass Sie das Projekt bis zum Ende durchziehen, auch wenn es anfangs schwierig ist und es vielleicht kleine Umwege gibt. Am besten ist es, gleich beim ersten Termin einen Serientermin zu vereinbaren. Seien Sie bei diesem ersten Termin konkret und verbindlich. Kommunizieren Sie, dass es sich nicht um einen einmaligen Termin handelt, sondern dass Sie sich alle drei Monate im Rahmen einer festen Serie treffen werden. Von Termin zu Termin wird sich eine gewisse Routine einstellen und die Lernkurve wird sich beschleunigen.

Mit dieser festen Sitzungsstruktur werden Sie auch die besten Ergebnisse erzielen.

Strukturieren Sie das Meeting so, dass Sie in der ersten Hälfte einen Rückblick auf die vergangenen Abteilungsziele geben und in der zweiten Hälfte gemeinsam die neuen Abteilungsziele definieren. Halten Sie sich hier an die Struktur des Arbeitsblattes, um die einzelnen Punkte abzuarbeiten.

Ihre Kathrin Wortmann und Ihr Lars Kinkeldey von der Freiraum Bande