Was Lean Management bedeutet und welche Möglichkeiten sich durch schlanke Prozesse ergeben, haben wir bereits im Artikel Was ist Lean Management zusammengefasst. Noch einmal zur Erinnerung: Konkret steht Lean Management unter dem Motto: Verschwendung raus, Wertschöpfung rein. Beides ist für Unternehmen entscheidend und das was Lean Management bewirkt.

Im ersten Schritt dreht sich alles um die Verschwendung. Verschwendung in Ihrem Unternehmen zu erkennen bedarf einer genauen Analyse der Ist-Situation. Verschwendung kann vielfältig sein, basiert aber im Wesentlichen darauf, dass eine Ressource (Zeit, Material, Mitarbeiter) übermäßig eingesetzt wird. Genau dieser verschwenderische Einsatz kann optimiert werden.

Und genau diese Optimierung ist der clevere Weg, um aus einer Verschwendung eine Wertschöpfung zu entwickeln. Diese Transformation ist der Kern von Lean Management und der Kern dessen, was Lean Management bewirken kann.

Wie kann Wertschöpfung durch Lean Management aussehen?

Wertschöpfung ist ein sehr abstrakter Begriff und es ist wichtig zu verstehen, welche unterschiedlichen Gesichter Wertschöpfung eigentlich annehmen kann. Für Ihr Unternehmen kann Wertschöpfung unterschiedliche Formen annehmen. Tatsächlich müssen diese nicht immer auf monetären Werten (Kosten und Erlöse) basieren.

Dabei lässt sich die Wertschöpfung innerhalb eines Prozesses in vier große Teilbereiche unterteilen:

• Zeitgewinn durch Optimierung.
• Kostenersparnis durch Zeitgewinn oder Materialeinsparungen.
• Entlastung des Einzelnen durch Verteilung der Aufgaben auf viele Schultern.
• Ruhe und entspanntes Arbeiten durch verbesserte Abläufe.

Diese Einzelfaktoren beeinflussen sich auch gegenseitig. So kann die Optimierung eines Arbeitsprozesses auch zu einer Entlastung des Mitarbeiters führen. Dieser arbeitet dann nicht nur entspannter, sondern steht auch für andere Prozesse zur Verfügung.

Dem Prozess „Verschwendung raus, Wertschöpfung rein“ können sich Unternehmen zum Beispiel spielerisch, über eine Lean Simulation, nähern. Und das geht am besten über einen Workshop, der ein Gefühl dafür vermittelt, wo sich Verschwendungs- und Optimierungspotenziale finden lassen. Dieses Wissen lässt sich schnell und einfach auf die eigene Ausgangssituation übertragen.

Lernen in einer Lean-Simulation

Zu Beginn der Simulation herrscht Chaos. Es gibt noch keine Strukturen und nicht alle ziehen an einem Strang. Keiner weiß so genau, wo er anfangen soll.

Mit Lean Management wird das Projekt zunächst analysiert und die Verschwendung nun in Wertschöpfung umgewandelt. Zum Beispiel werden Arbeitsplätze anders angeordnet. Arbeitsschritte, die bisher nacheinander erfolgten, werden auf den Kopf gestellt und in geänderter Reihenfolge aufgebaut. Wege werden verkürzt, Rüstzeiten optimiert, alle Arbeitsmittel sind am richtigen Platz und funktionsfähig. Aufgaben werden verteilt, Wissen wird weitergegeben. Wartezeiten können verkürzt werden, so dass der nächste Arbeitsschritt beginnen kann. Neben der Zeit- und Kostenersparnis werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet und profitieren von mehr Ruhe bzw. entspannterem Arbeiten. Das bedeutet weniger Zeitdruck, Stress, Nacharbeit und Ausschuss. Auch die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steigt deutlich und diese fungieren wiederum als Multiplikatoren für das Thema Lean.

Bemerkenswert zu beobachten: In jedem Workshop entwickelt sich aus dem anfänglichen Chaos von Spielrunde zu Spielrunde eine auffällige Ruhe. Es ist jedes Mal wieder spannend zu sehen, wie aus dem anfänglichen Chaos (über verschiedene so genannte Spielrunden) Ruhe wird. Es ist offensichtlich, dass die Teilnehmer durch die Optimierung ruhiger und zufriedener werden. In der Regel stellt sich nach der Optimierung ein noch nachhaltigeres Gefühl ein: Langeweile. Genau diese Langeweile ist der optimale Ausdruck einer echten Zeitersparnis! Plötzlich gibt es nichts mehr zu tun und die frei gewordene Arbeitszeit steht für neue Wertschöpfung zur Verfügung.

Projektbeispiel: Rüstzeitverkürzung

Eine Rüstzeit ist die Zeit, die ich benötige, um eine Maschine umzubauen, um z.B. die Produktion von Produkt A auf Produkt B umzustellen. Im Rahmen eines Kundenworkshops hatten wir nun die Aufgabe, diese Rüstzeit zu optimieren. Dazu war es im ersten Schritt notwendig zu verstehen, wie die Maschine zerlegt wird und wie viel Zeit dafür benötigt wird. Das Ergebnis der Analysephase: 250 Minuten dauerte es, um die Maschine umzubauen. Durch die Optimierung einzelner Arbeitsschritte und die Anwendung verschiedener Methoden konnten wir am Ende des dreitägigen Workshops die Rüstzeit auf 120 Minuten reduzieren. Das ist eine Einsparung von über 50%.

Diese Einsparung skaliert dann über ein ganzes Produktionsjahr. In diesem Beispiel wurde die Maschine dreimal pro Woche gerüstet, wodurch sich folgendes Optimierungsbild ergibt:

Pro Jahr spart der neue Rüstprozess also 20.800 Minuten oder 338 Stunden oder 42 ¼ Arbeitstage. Das entspricht ca. 2 Monaten Arbeitszeit. Eine enorme Kostenersparnis für den einzelnen Prozess. Die frei gewordenen Kapazitäten können für weitere Wertschöpfung im Unternehmen genutzt werden.

Wissenstransfer durch Lean Management

Prozesse in Unternehmen sind in der Regel historisch gewachsen. Spezielle Aufgaben werden oft von den gleichen Mitarbeitern ausgeführt, wodurch Wissensinseln entstehen. Diese Wissensinseln sind in der Regel schlecht dokumentiert, da das Wissen über den eigentlichen Prozess nicht strukturiert zu Papier gebracht wurde. Das Wissen steckt wortwörtlich in den Köpfen der Mitarbeiter, die gerade für diesen Prozess verantwortlich sind.

Bleiben wir beim Beispiel der Rüstzeitverkürzung. Auch in diesem Beispiel war es so, dass das Wissen über das Umrüsten der Maschine bei einer Person lag. Nun kann im ersten Schritt damit begonnen werden, die Prozesse für diesen einzelnen Mitarbeiter zu vereinfachen. Zusätzlich muss das Wissen aus dem Kopf des Mitarbeiters, in eine strukturierte Form gebracht werden. Damit ist es auch anderen/neuen Mitarbeitern möglich einen etablierten und optimierten Arbeitsprozess, oder Teile davon zu übernehmen. Nur durch die Kombination aus Prozessvereinfachung und Wissenstransfer wird die Last einzelner Personen auf die Schultern vieler verteilt. Personalwechsel und Ausfallzeiten können die optimierten Prozesse nun nicht mehr gefährden.

Was bedeutet Lean Management für Ihr Unternehmen?

Lean Management bedeutet für Ihr Unternehmen in erster Linie ein enormes Wachstumspotenzial, denn durch die freiwerdenden Ressourcen können Sie beispielsweise mehr Aufträge annehmen und/oder weiter expandieren.

Allerdings erfordert dieser Prozess eine gewisse Geduld, die auch von den Führungskräften vorgelebt werden muss. Erkenntnisse müssen in einer Regelmäßigkeit hinterfragt und verschiedene Prozesse sollten einem ständigen Test unterliegen. Die eigentliche Verbesserung der Wertschöpfung wird in kleinen Schritten und von Tag zu Tag erreicht. Natürlich werden Sie sich zu Beginn auf die „low hanging fruits“ konzentrieren, da die ersten Optimierungen oft einen schnellen Effekt zeigen. Aber Lean Management ist ein kontinuierlicher Prozess, der Ihrem Unternehmen immer wieder neue Wertschöpfungspotenziale erschließt.

Ihr Lars Kinkeldey und Ihre Kathrin Wortmann von der Freiraum Bande