Selbstdisziplin, mehr als ein Teil der 5S-Methode

Im folgenden Blogbeitrag wird das Thema Selbstdisziplin näher beleuchtet. Im Rahmen der 5S-Methode ist die Selbstdisziplin der fünfte Schritt, nämlich die geschaffene Ordnung und Sauberkeit auch zu halten. Für uns ist Selbstdisziplin aber viel mehr als nur das fünfte S der Methode.

Selbstdisziplin ist der Schlüssel zum Erfolg in jedem einzelnen Lean-Projekt.

Warum ist Selbstdisziplin so ein wesentlicher Erfolgsfaktor?

In einem stressigen Arbeitsalltag mit vielen Meetings und Aufgaben kommen leider oft Dinge wie Aufräumen, Material auffüllen etc. zu kurz. Diese Dinge werden gerne auf den nächsten Tag verschoben, da sie im Moment keine große Dringlichkeit haben. Es ist aber wichtig, den inneren Schweinehund, die Bequemlichkeit zu überwinden. Denn wenn sich diese Kleinigkeiten häufen, war die ganze Organisation, Neuanordnung und Verbesserung umsonst und man fängt wieder von vorne an.

Schließlich wollen Sie Ihr Unternehmen stabilisieren, besser aufstellen, wachsen lassen, ein besseres Betriebsklima schaffen und mehr Ruhe in die Abläufe bringen. Die neuen Prozesse und Optimierungen, die Sie durch Lean Management, speziell durch 5S geschaffen haben, sollen zudem nachhaltig sein, um u.a. Wettbewerbsvorteile zu erhalten, Kosteneinsparungen zu erzielen und Zeitgewinn zu nutzen

Diese Veränderungen erfordern von allen Beteiligten ein gewisses Maß an Selbstdisziplin.

Wie kann Disziplin in Teams gefördert werden?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Selbstdisziplin bei sich selbst und im Team zu erreichen. Oft braucht es einen Anstoß und eine Erinnerung von außen. Stellen Sie Mini-Regeln oder Prinzipien auf, die helfen, an die neuen Schritte zu denken und einen selbst noch einmal an die Erledigung erinnern. Vor allem Führungskräfte sind hier als Vorbild stark gefordert, das Neue konkret zu kommunizieren und die neuen Prozesse mit Selbstdisziplin erfolgreich beizubehalten. Erarbeiten Sie die Prinzipien auf jeden Fall im Team, damit alle Mitarbeiter*innen das gleiche Verständnis haben und hinter den Mini-Regeln stehen. Dann ist jede*r Einzelne für Dinge verantwortlich, die Abteilungsleiter*innen müssen nicht ständig kontrollieren. Es entstehen keine unangenehmen Situationen und der Projekterfolg entwickelt sich positiv und schneller.

6 konkrete Tipps um zur Stärkung der Selbstdisziplin:

Mini-Checkliste zum Feierabend

Auf dieser Checkliste könnten zum Beispiel drei Top Punkte draufstehen, wie:

• Alle Arbeitsplätze sind sauber und nach der 5S Methode aufgeräumt
• Verbrauchsmaterial ist aufgefüllt bis zu den Markierungen
• Alle Arbeitsgeräte und Werkzeuge sind auf die Funktionsfähigkeit für den Folgetag getestet.

Die Erfüllung der Punkte der Mini-Checkliste stärkt das Teamgefühl und Miteinander. Halten Sie die Mini-Checkliste aktuell. Nach 8-12 Wochen haben sich die neuen Punkte in der Regel verselbständigt und werden automatisch umgesetzt. Sie gehören nun zu unserer Routine. Wenn dieser Punkt erreicht ist, nehmen Sie gerne drei neue Punkte auf die Liste, die in den kommenden 8-12 Wochen zu Ihrer neuen Routine werden sollen.

Erfolge feiern

Setzen Sie sich und Ihrem Team Meilensteine in einem neuen Veränderungsprojekt. Wenn ein Meilenstein erreicht ist, loben Sie Ihre Mitarbeiter*innen und feiern Sie beim letzten Meilenstein den Gesamterfolg zur Erreichung des Projektes. Dies wird das Zusammengehörigkeitsgefühl enorm stärken und alle werden die Selbstdisziplin aufbringen, das Projekt mit den neuen Prozessen bis zum Ende zu verfolgen und aktiv daran mitzuwirken.

Wochenrückblick im Team

Besprechen Sie die Zielerreichung in regelmäßigen Abständen. So können Sie feststellen, ob die Timings noch richtig festgelegt sind, ob alle Mitarbeiter*innen wissen, was sie zu tun haben und ob die Stimmung gut ist.

Lesen Sie mehr zum Thema Wochenrückblick im Team in unserem ausführlichen Artikel

Wochenplan

Mit Hilfe eines Wochenplans können Sie kleine, eventuell lästige Mini-Aufgaben zusammenfassen, die an einem festen Tag pro Woche oder Monat erledigt werden müssen.

Patenschaften

Vergeben Sie Patenschaften, z.B. für Fahrzeuge oder Arbeitsbereiche. So gibt es feste Zuständigkeiten und kleine Instanzen für die Einhaltung der Aufgaben. Das fördert auch die Selbstdisziplin und baut Verständnis auf, wie schwierig es manchmal ist, Verantwortung zu übernehmen.

Interne Audits

Interne Audits können einen wichtigen Beitrag zur Stärkung der Selbstdisziplin leisten. Mit Hilfe eines internen Audits können Sie z. B. überprüfen, ob alle Arbeitsmittel an ihrem vorgesehenen Platz stehen. Oder ob alle Arbeitsplätze vollständig ausgestattet sind, alle Werkzeuge vorhanden und funktionsfähig sind. Wir empfehlen dies jedoch erst dann, wenn bereits einige neue Prozesse implementiert wurden und Erfolge zu verzeichnen sind. Zudem sollten die Geschäftsleitung sowie das Führungsteam gefestigt sein. D.h. warten Sie mit internen Audits zum einen, wenn es einen neuen Führungsstab gibt. Lassen Sie diesem erst Zeit, sich in das Unternehmesgeflecht einzubringen. Warten Sie zum anderen, wenn Sie am Beginn von Optimierungen bzw. Veränderungen sind.

Diese klare Empfehlung vermeidet schlechte Stimmung und Flurfunk im Unternehmen. Zusätzlich würden neue Abläufe in Kombination mit einem internen Audit die Mitarbeiter*innen häufig frustrieren, da gerade am Anfang der passende Weg erst gefunden werden muss. Um den passenden Weg zu finden, müssen wir testen. So verändert sich gerade in den ersten Wochen ggf. täglich eine Kleinigkeit, so dass ein festes Audit gerade in der Findungsphase wenig hilfreich ist.

Nun haben Sie Mini-Regeln aufgestellt. Sie müssen sich jedoch auch bewusst über die Konsequenzen sein, wenn etwas nicht so läuft, wie Sie es im Team festgelegt haben. Dies ist kein schöner Punkt, jedoch ebenfalls essenziell, damit alle an einem Strang ziehen. Auch hier ist es wichtig, die Konsequenzen im Team zu erarbeiten.

Unser Tipp an Sie, bauen Sie zu Beginn ein bis drei Grundprinzipien auf, die den Arbeitsalltag der meisten Mitarbeiter*innen verbessern und das Miteinander positiv beeinflussen. Überlegen Sie sich zu jedem Grundprinzip eine konkrete Handlung.

So kann Selbstdisziplin, der meist schwierigste Punkt in einem Lean-Projekt, zur Selbstverständlichkeit werden.

Ihre Kathrin Wortmann und Ihr Lars Kinkeldey von der Freiraum Bande.