Ein internes 5S Audit ist die perfekte Unterstützung im Rahmen der Lean Management Methode 5S. Wofür genau? Für das fünfte S „Selbstdisziplin“. Der schönste 5S-Workshop bringt schließlich nichts, wenn danach alles wieder im Chaos versinkt…
Stell Dir vor Du hast vor vier Wochen mit Deinem Team einen 5S-Workshop durchgezogen. Alles blitzblank, jedes Werkzeug an seinem Platz, und ihr habt sogar eine schicke neue Beschriftung für Stellplätze eingeführt. Doch nun betrittst Du den Bereich und was siehst Du? Hubwagen stehen kreuz und quer, Material fehlt, eine Leiter ist verschwunden und irgendwo liegt ein abgebrochener Hammerstiel. Das gute alte Kuddelmuddel hat sich wieder eingeschlichen!
Wenn Dir das bekannt vorkommt, brauchst Du dringend ein 5S-Audit – Deinen regelmäßigen Check-up, damit Ordnung und Struktur nicht nur eine Momentaufnahme bleiben.
Ein internes 5S-Audit? Was ist das eigentlich?
Eine Art Check-up für Eure Absprachen
Ein 5S-Audit ist nichts anderes als ein systematischer Check, ob die im Workshop beschlossenen Standards (Schritt 4 der 5S Methode) auch wirklich eingehalten werden. Wir alle kennen Audits von unseren Autos. In regelmäßigen Abständen benötigen unsere Fahrzeuge „TÜV“. Ein Check, ob alles so ist, wie es sein soll. Ein Prüfer geht mit einer Checkliste Punkt für Punkt durch, macht Häkchen oder notiert Mängel. Am Ende gibt’s entweder eine Plakette oder eine To-Do-Liste zur Nachbesserung und ein Follow-up. In diesem Follow-up haben wir dann die Möglichkeit unser Fahrzeug noch einmal checken zu lassen.
Und genau das machen wir jetzt in Deiner Produktion, mit einem internen 5S Audit. Wie genau? Mit einer einfachen 3-Schritt-Strategie:
- Fragen entwickeln: Was wollen wir überhaupt prüfen?
- Bewertungssystem festlegen: Woran messen wir das ergebnis?
- Testaudit durchführen: Auf in die Praxis!
Lass uns in jeden dieser Punkte tiefer eintauchen.
1. Die richtigen Fragen stellen
Was Du im 5S Audit prüfen solltest
Die Fragen oder Punkte, die Du mit deinem Team überprüfen willst, solltet ihr in Ruhe definieren. Erstellt daraus eine Art Checkliste, die ihr in Euren internen 5S Audits verwendet und gemeinsam abarbeitet. Werdet dabei nicht zu kleinteilig. Überlegt, aber auch realistisch, was ihr zusammenfassen könnt und was getrennt voneinander geprüft werden muss. Was das bedeutet? Das klären wir jetzt in einem praktischen Beispiel:
- Sind alle Betriebsmittel an ihrem Platz?
ODER
- Hängen alle Leitern an den Vorgesehenen Plätzen?
- Stehen alle Hubwagen in den markierten Bereichen?
Wie Du siehst, ist es wichtig, dass ihr Euch gemeinsam überlegt, was ihr zusammengefasst überprüfen könnt und an welchen Stellen eine Unterteilung Sinn macht.
Unser Praxistipp: Mach es so einfach wie möglich, gerade zum Start. Neues ist immer schwierig und wenn es dann zusätzlich kompliziert erscheint, scheitern gute Ideen, wie ein 5S Audit, bevor man den Nutzen überhaupt sehen kann. Unser klare Freiraum Bande Meinung: Einfachheit gewinnt!
Hier einige weitere Fragen, die in der Produktion häufig Sinn machen:
- Sind alle Bodenmarkierungen, Schilder und Visualisierungen gut lesbar und intakt?
- Sind Notausgänge, Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Materialien frei zugänglich?
- Befindet sich das benötigte Werkzeug in einwandfreiem Zustand?
- Sind alle Mülltonnen geleert?
- Sind alle Kabel, Leitungen und Schläuche sicher verlegt, sodass keine Stolpergefahr besteht?
Natürlich kann jede Produktion, jeder Bereich oder jede Abteilung eigene Fragen entwickeln – das Prinzip bleibt gleich: Ihr überprüft, anhand der Audit Checkliste, ob Ordnung und Standards eingehalten werden.
2. Klare Bewertung im 5S Audit
Kein Chaos bei den Punkten!
Damit die Bewertung der einzeln zu überprüfenden Punkte nicht in endlosen Diskussionen endet, brauchst Du ein einfaches Bewertungssystem. Bewährt hat sich bei uns, in unseren Lean Management Workshops, das folgendes Modell. Dieses wenden wir zu jedem einzelnen Punkt auf der Checkliste an:
- 10 Punkte → Alles top! Maximal 1 Beanstandung.
- 5 Punkte → Es gibt 2 bis 4 Beanstandungen.
- 0 Punkte → Mehr als 5 Beanstandungen? Hier muss dringend nachgebessert werden!
Dieses Punktesystem sorgt dafür, dass alle Beteiligten sofort erkennen, wo Handlungsbedarf besteht. Um es einfach zu halten, wird in diesem System nicht nach dem Schweregrad des Fehlers unterschieden. Ein Fehler ist ein Fehler, egal wie klein oder groß.
3. 5S Audit – Mach einen Test!
Testphasen und Tests – Der Gamechanger im Lean Management
Jetzt wird’s ernst: Dein Team geht in den zu überprüfenden Bereich, nutzt die erstellten Fragen auf der Checkliste und vergibt Punkte.
Unser Praxistipp: Niemals überprüft eine Person den eigenen Bereich oder Arbeitsplatz, an dem sie arbeitet. Versuche stets, dass jeder Bereich oder Arbeitsplatz von einer neutralen Person überprüft wird.
Bei der Überprüfung werden euch, gerade zu Anfang, noch viele Dinge auffallen, die ihr gemeinsam verbessern könnt.
- Notiert Verbesserungsvorschläge, denn es geht nicht darum, Fehler zu suchen, sondern Verbesserungen zu ermöglichen.
- Verteilt Aufgaben, damit die erkannten Probleme schnell beseitigt werden.
- Legt den Termin für das nächste Audit fest, damit die Ordnung erhalten bleibt.
Extra-Tipp: Ergebnisse aushängen – oder lieber doch nicht?
Viele Unternehmen hängen die Audit-Ergebnisse sichtbar aus. Das kann motivieren – oder auch für Frust sorgen. Das hat viel mit der Unternehmenskultur zu tun. Höre an dieser Stelle auf Dein Bauchgefühl oder hole Dir den Rat von 1-2 Kolleg*innen ein, denen Du vertraust. Eine pauschale Aussage, ob ein Aushang der Ergebnisse sinnvoll ist oder nicht, können wir Dir leider nicht geben.
Eines ist jedoch sicher, regelmäßig durchgeführte interne 5S Audits sind eine super Grundlage für Kennzahlen, die jeder in Deinem Bereich versteht und die aktiv durch die Audits verbessert werden können.
Fazit zum internen 5S Audit in der Produktion
Mit kleinen Schritten zur nachhaltigen Ordnung
Ein 5S-Audit sorgt dafür, dass Ordnung und Struktur nicht nur nach dem Workshop existieren, sondern langfristig im Unternehmen verankert werden. Die Regelmäßigkeit ist entscheidend – also ran an die Checkliste!
Viele weitere praxisnahe Lean Management Tipps findest Du in unserem Podcast „No More Kuddelmuddel – Lean Management auf Deutsch„. Eine neue Folge gibt’s alle zwei Wochen donnerstags. Natürlich überall, wo es Podcasts gibt, oder direkt hier.
In diesem Sinne: No More Kuddelmuddel!
