Schlechte Aufgabenstellung führt zu vermeidbarer Verschwendung

Haben Sie sich schon mal gefragt, ob Ihre Mitarbeiter*innen die Aufgaben schneller und präziser bearbeiten könnten, wenn die Aufgabenstellungen klarer und eindeutiger gestellt wurden? Denn schlechte Aufgabenstellungen führen zu vermeidbarer Zeit- und Geldverschwendung. Einige Verschwendungsarten haben wir Ihnen bereits ausführlich erklärt. Eine schlechte Aufgabenstellung ist sowohl der unsichtbaren Verschwendung der schlechten Kommunikation, wie auch einer daraus resultierenden doppelten Arbeit zuzuordnen, welche letztendlich sichtbar ist.

Im folgenden Blogbeitrag gehen wir dieser Frage nach:

Was unterscheidet gute von schlechten Aufgabenstellungen?

Ein spannender Gedanke, denn oft sind Aufgabenstellungen nicht konkret genug, um richtig umgesetzt zu werden. Genauer noch: Um so umgesetzt zu werden, wie es die/der Aufgabensteller*in erwartet.

Wann ist eine Aufgabenstellung schlecht?

• sie ist zu ungenau, zu schwammig formuliert
• sie beinhaltet zu viele Dinge in einem Satz
• es ist eine Art Kettenaufgabenstellung mit Schachtelsätzen
• sie beinhaltet keine Deadline, d.h. sie ist nicht terminiert
• es ist nicht eindeutig, wer die Einzelaufgaben übernehmen soll
• es ist nicht klar, wie Rückfragen gestellt werden können
• es gibt keine finale Abstimmung

Wir geben Ihnen ein konkretes Beispiel: Sie planen ein Sommerfest und sagen zu Ihren Kollegen*innen, dass sie Ihnen bis Freitag Wünsche und Ideen zuschicken sollen. Die Fragestellung ist recht offen und weit gehalten.

Was bekommen Sie nun zurück?

1. Von einer Person einen Schmierzettel, der kaum lesbar ist. Darauf steht "Schönes Wetter" und noch etwas anderes, das Sie nicht entziffern können.
2. Von einer anderen Person erhalten Sie vier Seiten Fließtext in Word, Schriftgröße 10. Sie haben jedoch nicht die Zeit, sich diesen „Aufsatz“ durchzulesen
3. Die dritte Person schickt Ihnen eine E-Mail mit Links, sonst steht da nichts drin. Sie öffnen die Links, werden jedoch nicht schlau daraus. Ohne Rückfragen, können Sie auch mit diesem Ergebnis nicht weiterarbeiten
4. Und die vierte Person schickt Ihnen eine Excel-Tabelle mit Anbieter, Leistung, Preis, Link zum Unternehmen. Hier müssen Sie sich nun noch individuell durch die jeweilige Homepage klicken um zu den Leistungen zu gelangen.

Im Prinzip haben alle etwas geliefert und die Aufgabe erfüllt. Aber wo liegt das Problem?

In diesem Fall liegt das Problem in der unklaren Aufgabenstellung. Das Ergebnis ist für Sie jetzt so unbrauchbar. Sie können jetzt nicht direkt damit weiterarbeiten.

Viel schlimmer ist, dass wir jetzt durch diese schlechte Aufgabenstellung viel Verschwendung produziert haben. Jeder Einzelne hat Zeit investiert, um sich mit dieser Aufgabenstellung zu befassen, aber am Ende kann man zu wenig damit anfangen. Somit müssen auch Sie Zeit hineinstecken, um final festzustellen, dass es eine neue Runde der Aufgabenbearbeitung benötigt, um Ergebnisse zu bekommen, mit denen Sie DIREKT weiterarbeiten können.

Was ist eine besser Aufgabenstellung?

Zum einen ist es besser, sich die Aufgabenstellung in Ruhe zu überlegen und konkret zu stellen.

• Welche Art von Ideen brauchen Sie in diesem Fall für Ihr Sommerfest?
• Geht es Ihnen um die Belustigung der Mitarbeiter*innen?
• Geht es Ihnen um ein Kinderprogramm?
• Geht es Ihnen um Speisen und Getränke?
• Geht es Ihnen um die Location?
• Oder fehlen Ihnen komplett Ideen von sämtlichen Punkten, sodass Sie das vielleicht gar nicht weiter eingrenzen können oder wollen?
• Welches Budget steht zur Verfügung?
• In welchem Umkreis darf der Anbieter sein?

Wenn aber nichts eingegrenzt wird, bekommen Sie wieder viele unterschiedliche Ansatzpunkte. Darum hilft auf jeden Fall, die Aufgabenstellung ein wenig einzuschränken, damit die Personen wissen, in welche Richtung es geht. Geben Sie den Rahmen vor!

Zum anderen ist es wichtig, die Form zu kommunizieren. In welcher Form möchten Sie das Ergebnis haben, damit Sie weiterarbeiten können? Möchten Sie eine Excel Tabelle? Möchten Sie Stichworte auf dem Zettel? Möchten Sie Fotos oder vielleicht sogar eine ganze Präsentation?

Am Beispiel des Sommerfestes wäre es sicher sinnvoll gewesen, in der Aufgabenstellung Preise, Namen und Verfügbarkeit von Dienstleistern, Link zum Angebot, oder nur Brainstorming Ideen zu definieren.

Eine Aufgabenstellung gut und konkret zu formulieren, gilt eigentlich für alle. Nicht nur für Vorgesetzte ist es wichtig, deutlich die eigenen Anforderungen zu definieren, sondern für jede*n einzelne*n Mitarbeiter*in.

Übertragen wir die Erkenntnisse des Sommerfest- Beispiels auf den Lean Arbeitsalltag. Im täglichen Miteinander ist es nicht anders, die Aufgabenstellung ist häufig ein Problem, da sie viel zu offen gefasst wird. Das Ergebnis kann von Anfang an alles sein. Damit sind Mitarbeiter*innen in einigen Fällen überfordert, Vorgesetzte vom Ergebnis frustriert und die Mitarbeiter*in am Ende demotiviert, da sie/er der/ dem Chef*in „eh nichts recht machen kann“. Wir können an dieser Stelle den Spieß auch einfach mal umdrehen und uns anschauen, was passiert, wenn wir als Führungskräfte neben gezielten Aufgabenstellungen auch gezielte Fragen stellen. Wenn ein Prozess nicht optimal läuft oder ein*e Mitarbeiter*in frustriert ist über den aktuellen Prozess, stellen Sie sich und ihr/ihm die Frage:

Was braucht der*die Mitarbeiter*in konkret, um den Arbeitsschritt besser, schneller oder einfacher zu lösen? Welche Werkzeuge, welche Unterstützung? Was kann ich oder das Unternehmen tun, damit Sie optimal arbeiten können? Was wird gebraucht, um mehr gegenseitige Unterstützung und Ruhe im Prozess zu bekommen?

Wir stellen immer wieder fest, dass vielen Menschen diese Art der Fragen noch gar nicht gestellt wurden. Klare Formulierung, egal ob bei Aufgabenstellungen oder Fragen sind ein Game Changer und das müssen wir lernen. Aufgabenstellungen auf Zuruf verhindern meist, Rückfragen zu stellen und werden zudem nicht richtig verstanden.

Probieren Sie es gerne beim nächsten Mal aus, wenn Sie eine Aufgabe verteilen.

Ihre Kathrin Wortmann und Ihr Lars Kinkeldey von der Freiraum Bande.

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